article-image

JOB DESCRIPTION

 

Job Title:         Parish Office/Business Coordinator

Classification:   Part -time, Nonexempt

Accountability:           Pastor, Business Manager, Parish Administrator

Salary Range:  Minimum – $15 per hour

Midpoint – $19 per hour

Maximum – $23 per hour

 

DUTIES/RESPONSIBILITIES:

 

  • ▶  Organizes and manages office operations and procedures in order to ensure organizational effectiveness and efficiency of the parish
  • ▶  Quản lý/điều hành các phận sự văn phòng của Giáo Xứ để đảm bảo công việc hoàn thành với hiệu quả tốt.
  • ▶  Acts as liaison between the parish and the archdiocese in human resources and other business related matters
  • ▶  Là người liên hệ trực tiếp giừa văn phòng Giáo Xứ và Tổng Giáo Phận trong các vấn đề liên quan đến nhân sự và các dịch vụ khác.
  • ▶  Establishes office record-keeping systems.  Develops and maintains filing systems and maintains schedule of office hours for staff.  Attends staff meetings and other meetings as requested
  • ▶  Thiết lập hệ thống lưu trữ hồ sơ.  Cấu tạo và duy trì hệ thống giữ dữ liệu và điều hành thời khóa biểu làm việc cho nhân viên.  Hiện diện trong các buổi họp với nhân viên và các buổi họp khác khi cần thiết.
  • ▶  Supervises office support staff positions.  Participates in the recruiting, hiring, training and evaluating of office staff
  • ▶  Quản lý nhân viên phụ tá văn phòng.  Tham dự trong các phận sự liên quan đến: tuyển mộ, thâu nhận nhân viên, huấn luyện và đánh giá khả năng làm việc của nhân viên văn phòng của Giáo Xứ.
  • ▶  Updates census records on a regular basis
  • ▶  Cập nhật hồ sơ Giáo Xứ thường xuyên.
  • ▶  Maintain the parish offering envelope system.  Updates data on a regular basis.  Posts contributions to individual parishioner’s ledgers on a weekly basis and mails contribution statements
  • ▶  Duy trì hệ thống phong bì (đóng góp) của Giáo Xứ.  Cập nhật dữ liệu thường xuyên.  Đưa dữ kiện tiền đóng góp vào hồ sơ giáo dân hàng tuần và gởi các thư báo cáo tài chánh (tiền đóng góp).
  • ▶  Participates in the outreach and welcoming ministry of the parish.  Prepares and sends letters to new parishioners inviting them to register and sends letters of welcome when they do
  • ▶  Tham gia các chương trình mời gọi và đón chào thành viên cho các mục vụ của Giáo Xứ.  Chuẩn bị và gởi thư mời đến thành viên mới của Giáo Xứ để mời gọi đăng ký vào Giáo Xứ và gởi thư ra khi được sự đồng thuận.
  • ▶  Ensure bills are identified and paid in timely manner.
  • ▶  Kiểm nhận hóa đơn nhận được, đảm bảo sự trung thực và thanh toán các hóa đơn đúng thời hạn.
  • ▶  Assist finance office with data entries, accounting and record keeping.
  • ▶  Hỗ trợ văn phòng tài chánh trong việc đưa dữ kiện vào hệ thống vi tính, kế toán và hồ sơ lưu trữ.
  • ▶  Assist operation of office duplication equipment.
  • ▶  Hỗ trợ các điều hành văn phòng về in ấn.
  • ▶  Assist parish business operations.
  • ▶  Hỗ trợ khối Hành Chánh Giáo Xứ trong các dịch vụ cần thiết
  • ▶  Performs other duties as assigned by the Pastor.
  • ▶  Thực hành các phần hành khác khi cần thiết theo chỉ định của Cha Sở

 

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES:

  • ▶  Provides supervision to the parish administrative and maintenance staff as well as  volunteers
  • ▶  Phụ trách quản lý điều hành các nhân viên văn phòng, bảo trì cơ sở và các thiện nguyện viên.
  • ▶  Minimum of an Associate’s Degree
  • ▶  Tối thiểu phải có bằng đại học cao đẳng (Associate’s Degree)
  • ▶  Two to three years of related work experience, preferably in a church setting
  • ▶  Có 2 đến 3 năm kinh nghiệm làm việc, ưu tiên cho kinh nghiệm làm việc tại các giáo xứ.
  • ▶  Three years of successful general secretarial experience.
  • ▶  3 năm kinh nghiệm trong các phần hành như thư ký văn phòng.

 

REQUIRED EDUCATION, TRAINING, AND/OR EXPERIENCE:

 

REQUIRED SKILLS:              

  • ▶  Active member of a Roman Catholic parish faith community or strong knowledge of and willing to function in a manner consistent with the mission of the Catholic Church
  • ▶  Là một thành viên tích cực thuộc một giáo xứ Công Giáo hoặc có một đức tin vững chắc cũng như sẵn sàng làm việc trong tinh thần phù hợp với đức tin Công Giáo.
  • ▶  Excellent organizational, customer service, and communication skills
  • ▶  Có khả năng phối hợp tốt, tinh thần phục vụ tốt và khả năng giao thiệp.
  • ▶  The ability to maintain confidentiality
  • ▶  Có khả năng bảo mật các dữ kiện.
  • ▶  Detail-oriented
  • ▶  Kỹ lưỡng trong các chi tiết.
  • ▶  Excellent interpersonal skills
  • ▶  Có khả năng làm việc tốt với mọi người.
  • ▶  Effective oral and written communication skills
  • ▶  Có khả năng truyền đạt tư tưởng tốt bằng cả lời nói và cách viết.
  • ▶  Demonstrated ability to set priorities and organize work effectively and efficiently including developing and maintaining effective record-keeping systems
  • ▶  Có thể trình đạt khả năng sắp xếp việc theo ưu tiên cần thiết, gọn gàng, có hiệu quả bao gồm việc tạo và bảo quản hệ thống lưu trữ hồ sơ.
  • ▶  Ability to compose correspondence, minutes and/or reports
  • ▶  Có khả năng viết báo cáo, biên bản và thư từ.
  • ▶  Prior supervisory and office management experience.
  • ▶  Có kinh nghiệm quản lý nhân viên và điều hành văn phòng.

PREFERRED SKILLS:

  • ▶  Fluency in Vietnamese (written and spoken) and good command of the English language
  • ▶  Thông thạo tiếng Việt (viết và nói) và có khả năng giao tiếp tiếng Anh tốt.

COMMENTS:          

  • ▶  The work week is generally 24 hours or less per week on a year round basis; however the position requires a willingness and flexibility in work hours when necessary to fulfill job responsibilities.  Employee is subject to Personnel Policies and procedures prescribed for all personnel.
  • ▶  Giờ làm việc mỗi tuần trung bình là 24 tiếng hoặc ít hơn, việc làm bình thường cho chu kỳ trọn năm; Dù vậy, đôi khi việc làm đòi hỏi sự uyển chuyển có thể thay đổi giờ làm để hoàn tất công việc cần thiết.  Nhân viên phải tuân hành theo quy chế làm việc của nhân viên đã định và tuân theo các thủ tục hành chánh khác cho toàn thể nhân viên.

 

  • ▶  The above statements are intended to generally describe the work being performed by individuals holding this position.  This is not necessarily an exhaustive list of the responsibilities, tasks, skills, efforts or working conditions associated with the position.  While this is intended to be an accurate description of the current job, management reserves the right to revise the job or require other tasks be performed when circumstances arise (i.e., emergencies, changes in personnel, rush job, technological developments, etc.)  Based on established department or facility standards, employee may not perform all of the duties listed in this job description.
  • ▶  Những điều nêu ra bên trên nhằm đưa ra những việc căn bản mà nhân viên giữ chức trách này phải làm.  Đây không nhất thiết là tất cả những nhiệm vụ đòi hỏi trong phần trách nhiệm, phận sự, khả năng hoặc môi trường làm việc trong chức vụ này.Dù mục đích trên là giải thích rõ, chính xác các phận sự của việc làm này, ban quản lý có quyền sửa đổi công việc đòi hỏi hoặc giao phó các phần hành khác khi hoàn cảnh cần thiết bắt buộc (thí dụ trường hợp khẩn cấp, thay đổi nhân sự, việc khẩn cấp, thay đổi kỹ thuật …).  Dưa trên căn bản đã và đang có, nhân viên có thể không cần làm hết tất cả những việc làm nêu trên.

 

 

________________________________                    ____________

Employee Signature                                                 Date

 

 

____________________________                  ___________

Supervisor Signature                                                Date